HR Dergi / Mey Diageo'dan ''Yeni Bi' Başlangıç''

Yeni çalışma düzeniniz hakkında bilgi verebilir misiniz, nasıl geçiş yaptınız?

Yaşam koşullarının yeniden şekillendiği yeni dünya düzeni ile çalışanlarımızın değişen ve gelişen beklentileri önemli parametreler oldu. Dijitalleşen iş yapış biçimiyle birlikte şeffaf iletişim ve güven ihtiyacı her zamankinden daha fazla öne çıkarken, toplantı ve e-posta sayılarını azaltıp iş süreçlerini sadeleştirmek öne çıkan konular arasında oldu. Tüm bu yeni koşulları ve pandemi dönemindeki öğrenimlerimizi göz önünde bulundurarak “Yeni Bi’ Başlangıç” yaptık ve 1 Ocak 2021 itibarıyla çalışma yaklaşımımızı tamamen yeniledik. Bunu da Linkedin hesabımız üzerinden kamuoyuna bir sunumla açıkladık.

Yeni çalışma düzenimizi “Çalışma Modeli, İletişim ve Yetkinlik” olarak 3 odak alanı üzerine yapılandırdık. Çalışma mekanları, buna bağlı yan haklar, çalışma saat düzenleri, iletişim ve yetkinlikler gibi konularda yenilikler getirdik. Hedefimiz; tüm çalışma arkadaşlarımızın pozisyonlarından bağımsız olarak, tamamen birbirlerine saygı ve güven duyduğu, hiyerarşiden arınmış, adaleti merkeze alan, empati ve şefkat odaklı, her yönden çevik bir ekosistem yaratmak.

“Yeni dünya düzeni ile çalışanlarımızın değişen ve gelişen beklentileri önemli parametreler oldu” dediniz. Biraz açabilir misiniz?

Pandemi sonrası çalışma modelimizi biçimlendirirken, çalışma arkadaşlarımız özgürce seçim yaptı. 2020 yılında merkez ofisteki çalışma arkadaşlarımızın seçimlerini anlamak için anketler yaptık ve iş modelimizi onların geri dönüşlerine göre yapılandırdık. Haziran’da gerçekleştirdiğimiz anketin sonuçlarına göre hibrit çalışmak isteyenler %85, tam zamanlı mekân bağımsız çalışmak isteyenler %11, tam zamanlı ofisten çalışmak isteyenler %4 idi. Ancak o zaman pandemi başlayalı henüz birkaç ay olmuştu ve çıkan sonuçlar ilk şokun yansımalarını içeriyordu.

Aradan birkaç ay geçtiğinde ise koşullar biraz daha netleşmiş, bazı arkadaşlarımızın tercihleri değişmişti. Yapılan tercih değişiklikleriyle birlikte 2021 Ocak ayında hibrit çalışmak isteyenler %74 olurken, tam zamanlı mekân bağımsız çalışmak isteyenler %25’e çıktı. Tam zamanlı ofisten çalışacak arkadaşların oranı ise %1 oldu. Biz de çalışma şekillerimizi ve çalışma mekânlarımızı buna göre yeniden organize ettik. Bu noktada bizim için önemli olan çalışanlarımızın tercihleri doğrultusunda bir çözüm üretebilmekti. Çünkü yeni düzeni onlarla birlikte inşa etmeyi önemsiyoruz.

“Birlikte inşa etmek” kıymetli bir bakış açısı. Peki bu süreç nasıl işliyor?

Yeni çalışma yaklaşımımız bizim için bir İK politikasından öte, bir felsefe. Bu felsefe yolculuğunda oluşturmaya çalıştığımız ekosistemi çalışanlarımızla birlikte inşa etmek istedik. Çünkü arkasındaki düşünce yapısının tüm çalışanlar tarafından anlaşılması bizim için büyük önem taşıyordu. Bu nedenle katılımcı yönetim anlayışını benimseyerek farklı departmanlardan bir komite oluşturduk. Komitemiz, değişen ihtiyaçlar ve çalışma arkadaşlarımızın geri bildirimleri doğrultusunda neler yapılabileceği üzerinde beraber çalışıp karar alıyor ve alınan kararlar şirketle paylaşılıyor. Yapılan ve yapılacak uygulamalar bu kararlara dayanıyor.

Tam zamanlı mekân bağımsız çalışmak isteyenler %25 oranında. Bu durumda mesai saatlerini ayarlamak zorlaşmıyor mu?

Yeni çalışma düzeni içerisinde mesai saatleri yerine performans ve verim kavramları ön plana çıkıyor. Çalışanlarına güvenen ve tercihlerine saygı duyan bir şirket olarak, mesai saatleri konusunu yeniden yorumladık. Kendi ihtiyaçlarına göre çalışma saatlerini ayarlamanın, çalışma arkadaşlarımızın performansına ve verimine olumlu katkısı oldu. Böylece sınırları olmayan bir çalışma düzeni yerine, çalışan ihtiyaçlarını gözönünde tutarak belirlenen iş birliği saatleri içerisinde çalışılan bir yaklaşım benimsedik. Bu sayede pek çok kişinin bir arada çalışmasının gerektiği saatlerin belli olmasını ve diğer saatleri de çalışanlarımızın kendi ihtiyaçlarına göre düzenleyebilmesine yardımcı olmayı hedefliyoruz.Her değişim, birtakım yeni davranış gereklilikleri ve adaptasyon zorluklarını beraberinde getirebiliyor. Herkese bazı sorumluluklar düşüyor. Liderlerimiz, gerçekçi yaklaşımla problemleri olduğu gibi kabul ederek çözüm yolları ararken, çalışanlarımızdan beklentimiz de bu değişim yönetimi esnasında liderlere güvenmeleri, açık iletişimle sorunlarını dile getirerek yöneticilerine geri bildirim vermeleri.

“Başarıda da zorluklarda da beraberlik” ifadesi, çalışanlar ve liderlerin arasında güçlü bir bağ olduğunu gösteriyor. Peki, Yeni Bi’ Başlangıç çerçevesinde ne gibi konularda bir araya geldiniz?

Çalışanlarımızın geri bildirimleriyle ihtiyacımız ne ise ona odaklandık. Aramızdaki bağı kuvvetli tutmak adına mekân bağımsız çalışırken sosyalleşmeyi ihmal etmiyoruz. Anlam odaklı aktivitelerle uzakları yakınlaştırmak için çalışanlar arasında hobi ve ortak ilgi alanı paylaşımları yapılan oturumlar düzenliyoruz. En özlediğimiz konunun ise teras buluşmalarımız olduğunu fark ettik. Bu nedenle merkez ofisimizdeki teras sohbetlerimizi sanal ortama taşıdık. Şirket içi paylaşım platformumuzda da çalışanlarımız ilgi alanlarına göre seçtikleri gruplarda sosyalleşme imkânı buluyor.Şeffaflık bizim için önemli. Tüm şirket çalışanlarımızla Genel Müdürümüzün ev sahipliğinde haftada iki kez online ortamda bir araya geliyor, şirketin gündemi hakkında konuşuyoruz. Yeni dünya düzenine liderlik edebilmek için, uzman konuk konuşmacılarla webinarlar ve atölye çalışmaları düzenliyoruz. Teknolojinin hayatımızın merkezine yerleştiği bu dönemde, mekân bağımsız çalışırken bizi yavaşlatan ve zaman alan işlerimizi de çalışanlarımızla birlikte masaya yatırdık ve sadeleştirme proje yarışmaları düzenliyoruz. Dijital platformları daha verimli kullanabilmek içinse kılavuzlar yayınlayarak atölyeler düzenliyoruz. Bunlar çalışmalarımızdan sadece birkaçı.Buna ek olarak, mekân bağımsız çalışmayı tercih eden çalışanlarımıza çalıştıkları ortamın ergonomisine destek, internet desteği gibi yeni yan haklar da tanıyoruz. Amacımız, olası problemler için proaktif çözümler üreterek çalışanlarımızın yanında olmak.

Ofise dönünce çalışma arkadaşlarınızı neler bekliyor?

Öncelikle bizi yenilenen bir ofis bekliyor! Sağlık ve güvenlik odağında, çalışan- larımızın ihtiyaçlarına cevap veren, sosyalleşme kültürümüzü yaşatırken aramızdaki sıcaklığı koruyan, interaktif bir ofis tasarladık. Koridorları 2 metreye çıkartıp sosyalleşme alanları yaratarak daha ferah bir ortam oluşturduk. Ayrıca dezenfektasyon alanları, her katta çay/ kahve istasyonları, separatörle ayrılmış workstation’lar, masa/oda rezervasyon sistemi, esnek personel servisi gibi uygulamalarla çalışanlarımızın ofisteki sağlık ve güvenliğini sağlamayı amaçlıyoruz.Hedefimiz; pandemi geçtikten sonra ofisimizi “çalışılacak yer” olmaktan çok, “iş arkadaşlarıyla sosyalleşilen ve işle ilgili beyin fırtınalara fırsat yaratan bir mekân” olarak konumlandırmak. Daha sonra gerçekleştirmeyi planladığımız Anadolu Yakası uydu ofis yatırımımızda da bunu amaçlıyoruz. Sonuçta bu bir yolculuk. Biz de bu yolculukta çalışanlarımızla birlikte yeni bir düzen inşa ederek sağlam adımlarla ilerlemeye devam edeceğiz.